Co je projektové řízení

Norma ČSN ISO 10 006: „Projekt je jedinečný proces sestávající z řady koordinovaných a řízených činností s daty zahájení a ukončení, prováděný pro dosažení cíle, který vyhovuje specifickým požadavkům, včetně omezení daných časem, náklady a zdroji.“
O projektovém řízení se mluví jako o fenoménu současné doby. Někdo jej vnímá jako „módní trend“, někdo v něm vidí skutečný potenciál a ví, jaký má skutečný přínos. V případě, že jedním ze zdrojů pro realizaci zvoleného cíle jsou finance pocházející z Evropské Unie, je dokonce projektové řízení u větších projektů podmínkou pro čerpání financí.

Pro dosažení jakéhokoliv cíle je třeba, aby pro jeho uskutečnění někdo něco udělal – aby do něj vložil své odhodlání a smysluplnou činnost, dále svůj čas a většinou také peníze. Čím významnější je zvolený cíl, tím narůstá počet potřebných pracovních úkonů určených k dosažení cíle. V souvislosti s nárůstem úkonů se zvyšují a rozšiřují požadavky na lidské zdroje včetně jejich odbornosti a zkušenosti. A přímým důsledkem je pak logická potřeba zvýšení potřebného finančního kapitálu.

Proč se však na projektové řízení zaměřit?
V základě jsou dvě oblasti, pro které je kvalitní projektové řízení téměř nezbytné. Obě oblasti se týkají projektů větších firem, zvláště pak firem nadnárodních. První oblastí je vytvoření a zavedení nového produktu – pokud má produkt přinést dostatečný efekt, pak je vhodné jeho vytvoření, prezentaci a distribuci věnovat maximální péči a pozornost. Druhou oblastí je pak zavedení změny v rámci firmy – takové změny směřují ke zlepšení postavení firmy na trhu, zefektivnění činnosti firmy a případně ke změnám původního podnikatelského záměru firmy.

Projekt je možné realizovat třemi způsoby:

Intuitivní řízení – projekt je řízen a realizován podle aktuálních potřeb. Je to způsob nevhodný, protože se nejedná o řízení projektu. Dochází k častým prodlevám v realizaci (čekání na materiál, finance, potřebného odborníka; také je možné, že materiál neodpovídá předpokládané kvalitě, rozbije se zařízení potřebné k realizaci projektu, apod.), hledají se odpovědi na nečekané nedostatky v informacích, schází potřebné finance, apod.
Osobní řízení projektu – projekt řídí vybraný projektový manažer pomocí zapisovaných poznámek, aktuálních informací získaných od spolupracovníků na projektu a získáváním průběžných přehledových zpráv o jednotlivých etapách projektu. Jedná se o efektivní způsob řízení menších projektů. U větších projektů je velká pravděpodobnost, že se budou průběžně objevovat komplikace vyžadující okamžitý zásah. Větší množství komplikací vnesou do systému tolik proměnných faktorů, že projektový manažer ztratí přehled v realizaci projektu a výsledkem jsou prodlevy v činnosti, které vyplývají z prodloužené reakční doby, než projektový manažer zvládne vyhodnotit dopad všech komplikací na projekt.
Centrální řízení projektu – projekt se řídí pomocí technologického vybavení – především vhodného softwaru, pomocí kterého dochází ke zhodnocení aktuální situace daleko rychleji – dobré programové vybavení dokáže ihned upozornit na většinu nedostatků a prodlev v aktuální realizaci projektu. Tato forma je vhodnější u velkých projektů – u menších projektů se může stát kontraproduktivní.

Žádný ze tří způsobů není zcela ideální – proto skutečně kvalitní projektový manažer využívá v základě softwarovou podporu pro udržení co nejlepšího informačního přehledu o stavu vývoje daného projektu. Zároveň však pro sebe zpracovává jednotlivé etapy do osobního přehledu formou poznámek a předem odhadovaných rizik. A pro finální řešení aktuální situace občas potřebuje správné intuitivní rozhodnutí – bez schopnosti vcítit se do aktuálního problému a dokázat jej řešit kreativně pomocí intuice může dojít k zásadní prodlevě ve vlastní realizaci projektu.